Escritórios virtuais são cada vez mais comuns como ambientes corporativos no Brasil

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Economia e agilidade. Essas são as duas características que os administradores têm procurado cada vez mais para expandir seus negócios. Economizar tempo com deslocamento, ter mais qualidade de vida trabalhando em casa ou no lugar que for d seu agrado e usar telefone e internet como meios de comunicação principal já não são mais privilégios, tornaram-se quesitos estratégicos para as empresas. O escritório virtual, que é um local alugado, bem localizado, que funciona com telefone, internet e para recebimento de correspondências se encaixa nessas características. A associação Nacional de Centros de Negócios e Escritórios Virtual (ANCNEV) estima que existam no Brasil cerca de 800 espaços com esse destino de funcionamento.

O escritório virtual pode ser “classificado” em três modalidades: na primeira, o proprietário da empresa – ou profissional que atua nela – tem a opção de trabalhar em seu home office, recebendo todas as informações que chegam do escritório virtual full time, onde há uma ou mais pessoas para atender às suas demandas. Em uma segunda opção, o profissional pode utilizar a estrutura do escritório virtual quando precisar fazer reunião ou, ainda, apenas para mandar a estrutura como um endereço alternativo no caso da sede da empresa estar localizada em outra cidade.

Parece Simples, mas é preciso tomar algumas precauções antes de abrir um escritório virtual. O diretor-geral da Regus do Brasil, Guilherme Ribeiro – Grupo que possui 34 centros de negócios no país – explica que quase todos os tipos de negócios podem atuar desta forma: para que está começando a carreira, o escritório virtual é uma opção vantajosa por conta da redução de custos; já para quem é mais experiente o que chama a atenção é a agilidade no trabalho proporcionado pelo escritório virtual. “Ter um escritório virtual é muito simples e sem riscos. O ideal é pensar no futuro da empresa para escolher a melhor localização e o edifício em relação a seus clientes e à imagem corporativa que a empresa necessita“, orienta Ribeiro.

Já o presidente da Associação Nacional dos Centros de Negócios e Escritórios Virtuais (ANCNEV), Adm. Paulo Roberto Karnas, alerta que o escritório deve ser idôneo e estar bem localizado, já que “o endereço de grife ajuda na conquista de clientes”.

E as vantagens, garantem os especialistas, são varias. Além de proporcionar economia e praticidade, o empreendimento pode servir como uma “vitrine” positiva para a empresa. “O escritório virtual projeta uma boa imagem corporativa para clientes e consumidores, com menor custo mensal e sem as despesas e o tempo gasto no gerenciamento de um escritório físico”, reitera Karnas. E, no caso de haver a necessidade de realizar reuniões presenciais, basta agendar um horário no escritório virtual – onde, inclusive, é importante manter uma sala, mesmo que pequena, para essas conversas. “Alguns profissionais usar o escritório virtual como um arranjo permanente, outros adotam o serviço como um ponto de apoio, antes de expandir um escritório físico – muitas vezes o mesmo endereço profissional é utilizado como escritório virtual”, comenta Ribeiro. E tudo fica mais prático. “Enquanto o profissional trabalha de casa ou de outro local, um assistente recebe as ligações e correspondências”, completa.

Karnas, da ANCNEV, informa que os profissionais que trabalham no escritório virtual (secretárias, recepcionistas, telefonistas, entre outros) e o material e equipamento utilizado – impressoras, fax, scanners, copiadores, etc. – são igualmente compartilhados entre todos os clientes daquele local. Mas, segundo ele, o atendimento é personalizado, pois cada cliente deverá possuir um número de telefone fixo. Além do contrato mensal, o cliente paga pelo serviço que utiliza. No entanto, ele lembra que o investimento inicial na estrutura é zero, pois tudo isso é disponibilizado pelo escritório virtual, sendo que o cliente paga o aluguel. Algumas empresas atuam inicialmente com escritórios virtuais quando começam suas atividades em uma determinada cidade, durante a instalação de uma nova filial, por exemplo. Segundo Karnas, “as empresas e profissionais liberais facilmente constataram a agilidade dos escritórios virtuais e a economia que eles representam para a empresa”.

Os valores dos aluguéis variam bastante de cidade para cidade, de acordo com o tipo de escritório virtual que se pretende mandar. Em Porto Alegre (RS) por exemplo onde está a sede da ANCNEV, para mandar uma sala executiva para reuniões esporádicas paga-se, em média, de R$30,00 a R$40,00 por hora, segundo Karnas. Em Brasília, se o empresário quiser usar a sala full time poderá gastar de R$150,00 a R$600,00 por mês, dependendo do bairro escolhido. Já quem quer toda a estrutura pessoal e de equipamentos em um escritório virtual – para trabalhar em casa, por exemplo – terá que desembolsar de R$200,0 a R$280,00 ao mês. Lembrando que os valores variam, dependendo da cidade.

CRESCIMENTO

Os escritórios virtuais surgiram na Europa e nos Estados Unidos e chegaram ao Brasil há 18 anos. A ideia era criar uma estrutura que proporcionasse redução de despesas para as grandes empresas e também para os profissionais liberais. Hoje, já a Associação Nacional dos Centos de Negocios e Escritórios Virtuais, que agrega os escritórios virtuais de todo o País e auxilia na implantação de novos.

De acordo com Karnas, há três anos a maior parte dos escritórios virtuais estava situada na cidade de São Paulo, como Santana do Parnaíba ou Barueri, que são consideradas uma espécie de paraíso fiscal. Mais de 250 delas estavam nesses dois municípios paulistas. Mas, nos últimos três anos, a quantidade desse tipo de empreendimento vem crescendo na região Nordeste. Só no ano passado, foi registrado um aumento de 28% dos escritórios virtuais na região.

Fonte: RBA – REVISTA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇAO, de Salvador, reportagem de Mara Andrich , ediçao Janeiro/Fevereiro – 2013 nº 92.

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A Parceria Inteligente é uma empresa que atua no segmento de escritório virtual desde 1997, tendo como objetivo atender aos clientes de forma ética e diferenciada.

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